Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für korrekte Rechnungen
Herzlichen Glückwunsch – du hast deinen ersten bezahlten Auftrag als Musiker bekommen und erfolgreich abgeschlossen! Nun ist es an der Zeit, deine erste Rechnung zu schreiben. Doch was musst du dabei beachten? Welche Elemente muss die Rechnung beinhalten? Und was hat es mit der Kleinunternehmerregelung auf sich? In diesem Beitrag erkläre ich euch Step by Step, wie eine professionelle Rechnung aufgebaut sein sollte.
Ein Hinweis noch, bevor wir starten: Ich bin kein Steuerberater und kann euch nur anhand meiner Erfahrung zeigen, was in meinem Business als selbständige Künstlerin problemlos seit mehreren Jahren funktioniert hat. Es ist deshalb nie verkehrt, im Zweifelsfall einen Steuerberater hinzuzuziehen, der noch einmal ein Auge auf euch und euren Fall wirft und damit auch euren Rechnungsentwurf absegnet.
Die Vorbereitung
Um eine Rechnung schreiben und von einem Kunden Geld verlangen zu können, müsst ihr zunächst eurem örtlichen Finanzamt melden, dass ihr eine freiberufliche Tätigkeit als Sängerin, Musikerin oder Künstlerin aufgenommen habt. Das könnt ihr ganz einfach per Telefon machen. Ihr bekommt dann für euer Business einen Fragebogen zugeschickt, den ihr ausfüllt, zurücksendet und schließlich direkt vom Finanzamt eine Steuer ID bzw. Identifikationsnummer erhaltet. Erst wenn ihr das Finanzamt über eure Tätigkeit informiert habt, könnt ihr Geld für eure Leistung nehmen und eine Rechnung ausstellen.
Die Gestaltung
In der Gestaltung eurer Rechnung seid ihr frei, so lange die wichtigen Elemente enthalten sind. Eine Checkliste findet ihr am Ende des Beitrages. Bedenkt, dass eine Rechnung schnell und einfach erfassbar sein sollte – bei der Gestaltung gilt also das Motto: Weniger ist mehr. Damit klar ist, dass es sich um eine Rechnung (und kein Angebot oder einen Brief) handelt, sollte auch das Wort „Rechnung“ vorkommen.
Schritt 1: Der Rechnungskopf
Der Rechnungskopf ist in etwa das obere Drittel eurer Rechnung. Um einen seriösen, professionellen Eindruck bei eurem Kunden zu hinterlassen, sollte euer Logo Teil dieses Abschnitts sein. Ebenso sollten eure eigene Adresse, die Adresse des Empfängers (also eures Kunden) sowie das Rechnungsdatum darin enthalten sein. Das Rechnungsdatum entspricht dem aktuellen Datum, an dem ihr die Rechnung ausstellt
Schritt 2: Der Hauptteil
Im nächsten Abschnitt eurer Rechnung geht es an die Details. Zunächst sollte jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben. Diese muss einzigartig sein, darf also nur ein einziges mal in eurer Buchhaltung vorkommen. Sie muss eindeutig sein und einem Nummernkreis zugeordnet werden können. Eine fortlaufende Nummerierung bietet sich an, damit ihr nicht den Überblick verliert. Ich selbst verwende eine fortlaufende Zahl beginnend bei 01, gefolgt vom Rechnungsjahr, also z.B. Rechnung Nr. 27-2019.
Im Anschluss listet ihr eure Leistung(en) tabellenartig auf: Die Spalten nennt ihr „Position“ (aufsteigend nummeriert bei mehreren Leistungen), Beschreibung (Bezeichnung eurer Leistung – am besten mit Ort und Datum, wenn es sich um einen Auftritt oder ähnliches handelt) und Gesamtpreis (netto, also ohne Mehrwertsteuer). Als Leistungen könnt ihr Einzelpositionen wie Equipment oder Extrasongs separat auflisten, ebenso wie Nebenkosten, zum Beispiel Fahrt- und Übernachtungspreis. Dann könnt ihr alle Nettobeträge zusammenzählen und auf diesen Betrag dann euren Mehrwertsteuer- bzw. Umsatzsteuersatz addieren. In meinem Fall sind das keine 19 %, sondern 7 % – wie bei allen Künstlern. Diese Regelung gilt nur für bestimmte Berufsgruppen. Nebenleistungen wie Fahrtkosten ordnen sich eurer Hauptleistung, z.B. einer Gesangseinlage, unter. Wird die Hauptleistung mit 7 % versteuert, werden es auch die zugehörigen Nebenleistungen. Mehr dazu findet ihr im Linktipp am Ende des Beitrags. Aus der Summe der Nettobeträge + Umsatzsteuer ergibt sich der Gesamtbruttopreis, den euer Kunde zahlen muss. Es lohnt sich, diesen der Übersicht halber fett zu drucken.
Abschließend nennt ihr noch die Zahlungsfrist, also das Datum oder den Zeitraum, in dem euer Kunde den zu zahlenden Betrag überweisen muss. In der Regel sind das 7 bis 14 Tage. Eine Grußformel rundet eure Rechnung ab. Wichtig: Die Rechnung ist auch ohne eure Unterschrift gültig.
Exkurs: Mehrwertsteuer und Kleinunternehmerregelung
Wenn ihr gerade mit einer freiberuflichen Tätigkeit begonnen habt, wird euer Umsatz auf ein Steuerjahr gerechnet wahrscheinlich noch nicht so hoch sein. Sollte sich der Bruttogesamtumsatz (Achtung: Das sind die reinen Einnahmen, nicht der Gewinn! Eure Ausgaben werden beim Bruttogesamtumsatz nicht berücksichtigt.) auf weniger als 17.500 Euro berufen, könnt ihr in Sachen Steuern die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann müsst ihr auf euren Rechnungen keine Mehrwert-/Umsatzsteuer ausweisen und sie demnach nicht an das Finanzamt abführen. Alle Preisangaben sind demnach Nettobeträge. Es genügt der wichtige Zusatz „Diese Rechnung enthält gemäß § 19 (1) UStG keine Umsatzsteuer.“
Schritt 3: Der Abbinder
Am Seitenende eurer Rechnung stehen noch einmal gesammelt die wichtigsten Angaben zu eurem Business: Name, Adresse, Kontakt (E-Mail, Website, Telefon), Steuernummer, Steuer-ID, zuständiges Finanzamt und natürlich die Bankverbindung wie Bankinstitut, IBAN und BIC.
Checkliste: Diese Informationen müssen in einer Rechnung enthalten sein
- Rechnungsersteller
- Rechnungsempfänger
- Steuernummer /USt.-Id-Nummer
- Angabe „Rechnung“
- Rechnungsdatum
- Rechnungsposten
- Rechnungsbetrag Netto
- Summe Mehrwertsteuer
- Brutto-/Zahlbetrag
- Zahlungsfrist
Und schon habt ihr eure erste eigene Rechnung erstellt. Gar nicht so schwer, oder? Schreibt mir gerne euer Feedback oder eure Fragen in die Kommentare. Ich werde sie gerne beantworten und in das geplante Interview mit einem Steuerberater aufnehmen.
Linktipps
Infos Kleinunternehmer.
Infos zur Besteuerung von Musikern und Sängern.
